Você já ouviu isso antes: “Vai executando assim, está combinado.” Ou: “Não precisa mandar nada, depois a gente ajusta.”
E você, confiando na palavra do fiscal, do gestor, do pregoeiro, executou. Afinal, é a Administração Pública. Que instituição mais sólida do que o Estado para honrar um compromisso verbal?
Pois bem. Deixa eu te contar uma história.
Caso “ilustrativo”
Uma empresa de engenharia firmou contrato de manutenção predial com uma prefeitura. Durante a execução, o fiscal solicitou verbalmente que determinados serviços fossem realizados fora do escopo original, algumas pequenas tarefas, inerentes à capacitação da empresa mas fora do escopo. A promessa: “depois vem o aditivo”.
A empresa executou. O fiscal elogiava o trabalho nas visitas. Mas não teve nenhum e-mail, nenhuma ordem de serviço, nenhum registro. Meses depois, o contrato encerrou. A empresa solicitou o pagamento pelo serviço adicional. O novo gestor, que substituiu o fiscal anterior, respondeu com um parecer jurídico: serviço não contratado, sem ordem formal, sem amparo. Não seria pago. A empresa recorreu. A Administração abriu processo de responsabilização e chegou à conclusão de que a empresa havia modificado o objeto sem autorização, colocando em risco, ainda, a ordinária execução dos serviços, aplicando multa por essa execução irregular.
O mesmo serviço que lhe foi pedido serviu de fundamento para puni-la. Variações dessa história chegam toda semana.
O contrato verbal existe no Direito. Mas não na Administração.
O Direito Civil admite o contrato verbal. A palavra dada, o acordo de vontades tem validade jurídica em muitas relações privadas. A doutrina reconhece, a jurisprudência aplica.
Mas a Administração Pública não é uma relação privada. Ela obedece ao princípio da formalidade, que muitos confundem como mera burocracia. Na realidade, formalizar é uma GARANTIA: para o contribuinte, para o gestor, e para o próprio fornecedor.
“Na Administração, o que não tem forma não tem força. O combinado verbal é apenas uma promessa sem endereço.”
A Lei nº 14.133/2021 é clara: alterações contratuais exigem termo aditivo. Serviços adicionais exigem ordem de serviço. Prorrogações exigem formalização prévia. Nada disso se faz com aperto de mão no corredor. Todo ajuste prévio precisa ser formalizado posteriormente, por canais oficiais que devem ser expressos no contrato.
Por que isso é especialmente perigoso para o fornecedor?
Porque a fiscalização da Administração é, estruturalmente, assimétrica.
Quando o fornecedor erra, o processo sancionatório é ágil: notificação, defesa, penalidade. Quando a Administração induz o fornecedor ao erro, seja por orientação verbal equivocada, por omissão ou por conivência tácita, o processo de responsabilização é lento, tortuoso, e frequentemente inconcluso.
Não é má-fé generalizada. É, muitas vezes, simplesmente o sistema funcionando como foi construído: o ônus da prova recai sobre quem alega, e quem alega, nesse cenário, é o fornecedor.
Atenção: A fiscalização falha, e é extremamente seletiva no que registra. O erro do fornecedor entra no relatório. A orientação verbal que causou o erro, não.
O que fazer, na prática?
A regra é simples, mas exige disciplina:
- Nunca execute fora do escopo sem autorização escrita. Solicitação verbal? Peça que seja formalizada por e-mail, ofício ou ordem de serviço. Se o gestor não formalizar, não execute.
- Documente todas as comunicações. E-mails, mensagens de WhatsApp, registros de reunião, tudo vira prova. Se a Administração não faz ata, faça você uma “pró-memória” de reunião ou de qualquer conversa que gerou alguma combinação, e envie ao fiscal para ciência, mesmo que informal.
- Comunique por escrito qualquer situação atípica. Registre, sempre, qualquer dificuldade de acesso, condição inesperada, atraso por responsabilidade da Administração. O silêncio pode ser interpretado como aceitação.
- Guarde tudo pelo prazo prescricional. Cinco anos, no mínimo. Gestores mudam, fiscais são substituídos e quem assume nem sempre honra o combinado de quem saiu.
- Se receber notificação ou instauração de processo, leve a sério desde o início. O prazo para defesa é fatal. A ausência de manifestação é interpretada como inércia ou, pior, confissão.
A lição que custa caro aprender
Fornecedores que trabalham com a Administração precisam desenvolver uma mentalidade cartorária, não por desconfiança, mas por sobrevivência. O papel é escudo. O zelo administrativo é tão importante quanto a execução do objeto em si.
O gestor que te pede algo verbal pode estar agindo de boa-fé. Mas ele pode ser transferido amanhã. Pode ser substituído. Pode ser auditado. E quando isso acontece, quem responde pelo combinado verbal é você, porque você é quem executou.
“Confie nas pessoas, mas protocolize os acordos. Afinal, a memória institucional da Administração começa e termina no processo.”
Para reflexão:
Você já teve um “combinado verbal” que virou problema? Como sua empresa lida hoje com o controle das tratativas contratuais? Compartilhe conosco sua experiência.
Sou Luiz Eduardo Zanoto, especialista em compras públicas, e tenho ajudado muitas empresas a experimentarem resultados surpreendentes em licitações, com segurança jurídica. Toda semana quero provocá-los nesta newsletter, voltada para as dores do fornecedor nesse universo de relacionamento com a Administração Pública.